Ineffektive E-Mails verschwenden Arbeitszeit

Bis zu zwei Stunden täglich beschäftigen sich europäische Manager mit der E-Mail-Kommunikation, das sind 25 Prozent eines typischen Arbeitstages. Gleichzeitig bezeichneten sie rund 32 Prozent aller gelesenen und gesendeten E-Mails als „irrelevant“ und reine Zeitfresser. Damit verschwenden sie durchschnittlich 40 Minuten pro Arbeitstag mit unsinniger Schreibarbeit. Zu diesem Ergebnis kommt eine Studie des Henley Management College, das im Auftrag des Headset-Herstellers Plantronics 180 Manager in Deutschland, Großbritannien, Dänemark und Schweden befragt hat.

"Unsere Untersuchungen haben ergeben, dass die E-Mailnutzung außer Kontrolle geraten ist", sagt dazu Peter Thomson, Direktor des „The Future Work Forum“ am Henley Management College. Die Unternehmen müssten zum Teil noch lernen, die neuen Kommunikationstechnologien effektiv und zeitsparend einzusetzen, folgern die Autoren der Studie.

Eine weitere Erkenntnis der Studie: E-Mails generieren immer neue E-Mails. Zwar schätzte fast die Hälfte der Befragten, eine E-Mail ziehe durchschnittlich zwei Antwort-Mails nach sich, doch 41 Prozent erlebten 3-4 Antworten und weitere 13 Prozent 5-6 Antworten als normal. Das Problem entstehe immer dann, wenn die verschiedenen verfügbaren Kommunikationsmittel nicht effektiv eingesetzt werden. Die befragten Manager halten E-Mails vor allem in der internen Kommunikation für nachteilig: Entscheidungsprozesse via E-Mail werden als besonders zeitintensiv eingeschätzt.

Obwohl die Befragten von einer höheren Effektivität des Telefons überzeugt sind, wenn es um Entscheidungsfindung geht, zeigen die Studienergebnisse, viele diskutieren komplexe Sachverhalte via E-Mail mit vielen anderen Kollegen in Kopie. Dabei meinten 43 Prozent der Befragten, nur jede zehnte E-Mail übermittele ihre Botschaft klar und deutlich.