Betrug im Einkauf: So schützen sich Unternehmen

Eine Softwarelösung für die Automatisierung von Finanz- und Einkaufsprozessen des Herstellers BasWare soll Unternehmen helfen, sich vor Betrug und Unterschlagung beim Einkauf zu schützen.

Die Software verzahnt Einkaufs- und Rechnungsmanagement, sodass Ungereimtheiten bei der Beschaffung sofort auffallen, erläutert Frank Wuschech, Geschäftsführer bei BasWare. Die sogenannten „Enterprise Purchse to Pay“-Lösungen, wie sie BasWare liefert, schaffen einen durchgängigen Prozess für Beschaffung und Rechnungsverarbeitung - angefangen vom Antrag eines Mitarbeiters, der etwas für das Unternehmen einkaufen möchte, über die eigentliche Bestellung bis hin zur Prüfung der daraufhin eingehenden Rechnung.

Auf diese Weise lässt sich zum Beispiel kontrollieren, ob eine Rechnung mit der Bestellung übereinstimmt oder ob auch tatsächlich nur die genehmigten Waren geordert wurden. Da Informationen zu den vereinbarten Lieferkonditionen hinterlegt sind, kann das System zugleich prüfen, ob die gelieferten Produkte und die Rechnungen vertragskonform sind. Auch Güter, die quasi im „Abonnement“ ohne vorherige Einzelbestellung geliefert werden - etwa Büro- oder Reinigungsmittel - können durch den Abgleich mit dem Rahmenbetrag auf diese Weise kontrolliert werden.

Diese ganzen Vorgänge laufen automatisiert; manuelle Prüfungen werden erst nötig, wenn der Computer verdächtige Transaktionen meldet. Ein deutlich verbesserter Schutz gegen kriminelle Machenschaften ist jedoch nicht das einzige Argument für einen durchgängigen Prozess: Unternehmen sparen auch bares Geld, da die Abläufe stark beschleunigt werden. Zugleich lassen sich so Skonti besser ausschöpfen. Die Praxis zeigt, dass sich der Einsatz solcher Lösungen bereits für Unternehmen mit 1.000 Eingangsrechnungen pro Monat rentiert, so der Hersteller.